Το υποσύστημα εξυπηρετεί τη διαχείριση Αιτημάτων Αγορών Προϊόντων Καταλόγου και μη Καταλόγου (Recurrent & Non-Recurrent), τόσο από τους Επόπτες των Κέντρων Κόστους όσο και από τους εργαζόμενους στα τμήματα.
Το σύστημα αντλεί δεδομένα από το υφιστάμενο σύστημα ERP μέσω κατάλληλης γέφυρας για την λήψη δεδομένων που αφορούν σε:
• Προμηθευτές
• Κατηγορίες / Υποκατηγορίες Προϊόντων & Υπηρεσιών (Taxonomy)
• Προϊόντα,
• Υπηρεσίες
• Κατηγορίες Παγίων
Φόρμα καταχώρησης Αιτήματος Αγορών Προϊόντων Καταλόγου (Recurrent)
Η φόρμα καταχώρησης Αιτήματος Αγορών Προϊόντων Καταλόγου (Recurrent) είναι διαθέσιμη στους Supervisors των Κέντρων Κόστους και τους εργαζόμενους των τμημάτων. Ο χρήστης εκκινώντας ένα νέο αίτημα από τη φόρμα Επισκόπησης Αιτημάτων Αγορών του Εργαζομένου, συμπληρώνει τα βασικά στοιχεία του αιτήματος:
• Κέντρο Κόστους
• Προμηθευτής
• Διεύθυνση Παράδοσης
• Επιθυμητή ημερομηνία παράδοσης
• Εργαζόμενος που αιτείται (αυτόματα από το σύστημα)
• Σημειώσεις/Σχόλια
Φόρμα Εισαγωγής Προϊόντων Καταλόγου (Recurrent) στην Αίτηση Προμήθειας
Η επιλογή προϊόντων και υπηρεσιών σε ένα αίτημα προμήθειας είναι εφικτή μέσω του αντίστοιχου εικονιδίου. Με την επιλογή εμφανίζεται η λίστα με τις κατηγορίες προϊόντων/υπηρεσιών (Taxonomy) και τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες του επιλεγμένου προμηθευτή. Οι κατηγορίες εμφανίζονται σε δενδρική μορφή και πατώντας ο χρήστης σε μία κατηγορία, εμφανίζει μόνο τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες αυτής της κατηγορίας. Επίσης, ο χρήστης δύναται να αναζητήσει μια κατηγορία, ένα προϊόν ή μία υπηρεσία με το όνομα της/του.
Φόρμα Τροποποίησης Προϊόντων Καταλόγου (Recurrent) στην Αίτηση Προμήθειας
Για το κάθε προϊόν ή υπηρεσία στη λίστα με τα αποτελέσματα παρέχονται πληροφορίες για:
• Την ονομασία του προϊόντος ή της υπηρεσίας
• Τον κωδικό του ERP
• Τον κωδικός προϊόντος του Προμηθευτή,
• Την αξία ή το κόστος υπηρεσίας (για τις υπηρεσίες),
• Την έκπτωση (ποσοστό & ποσό),
• Τον τύπο συσκευασίας (Batch Quantity) για τα προϊόντα,
• Την ελάχιστη ποσότητα συσκευασίας (Minimum Quantity) για τα προϊόντα,
• Τον χρόνο παράδοσης
Ο χρήστης εισάγει τη ποσότητα που επιθυμεί στα επιλεγμένα προϊόντα – υπηρεσίες και εκτελεί «Εισαγωγή» και τα εισάγει στο αίτημα αγοράς. Επιπλέον, ο χρήστης με ρόλο «Procurement» μπορεί να καταχωρήσει και επιπλέον Έκπτωση Προμηθευτή σε κάθε προϊόν που εισάγει.
Φόρμα Επισκόπησης Αιτημάτων Αγορών προς Έγκριση (Recurrent & Non Recurrent)
Με τη φόρμα Επισκόπησης Αιτημάτων Αγορών προς Έγκριση (Recurrent & Non Recurrent), οι εμπλεκόμενοι στις εγκριτικές ροές, μπορούν να εμφανίσουν τα αιτήματα που εκκρεμούν για έγκριση, με δυνατότητα αναζήτησης μέσω επιμέρους φίλτρων.
Φόρμα Εγκρίσεως Αιτήματος Αγορών Προϊόντων Καταλόγου
Με τη φόρμα εγκρίσεως αιτήματος αγορών προϊόντων καταλόγου, οι εμπλεκόμενοι στην εγκριτική ροή, μπορούν να προβάλουν τις λεπτομέρειες των αιτημάτων προκειμένου να προβούν στην έγκριση, απόρριψη ή ακύρωση κάθε αιτήματος.
Με την έγκριση, το αίτημα θα ορίζεται σε κατάσταση «Εγκρίθει», το κάθε προϊόν θα τίθεται σε κατάσταση «Προς Επεξεργασία» και θα ανατίθεται στο Τμήμα Προμηθειών. Σε περίπτωση απόρριψης , ο αιτών θα πρέπει να κάνει τις απαραίτητες τροποποιήσεις οι οποίες θα έχουν καταγραφεί από τον Operation Manager ή τον Manager του τμήματος αντίστοιχα. Τέλος με την επιλογή «Ακύρωσης» το αίτημα απορρίπτεται ολοκληρωτικά και δεν προχωράει στη διαδικασία επεξεργασίας από το τμήμα προμηθειών.
Φόρμα Επισκόπησης Αιτημάτων Αγορών Από Τμήμα Προμηθειών
Μέσω της φόρμας επισκόπησης αιτημάτων αγορών, οι χειριστές του Τμήματος Προμηθειών (με κατάλληλο δικαίωμα) μπορούν να εμφανίσουν τα αιτήματα αγορών που έχουν εγκριθεί από τους εμπλεκόμενους στην εγκριτική ροή, δίνοντας τη δυνατότητα αναζήτησης με επιμέρους κριτήρια (Κ.Κ., Αιτών κτλ).
Φόρμα Επεξεργασίας Αιτημάτων Αγορών Από Τμήμα Προμηθειών
Οι χειριστές του Τμήματος Προμηθειών δύνανται επιπλέον να τροποποιήσουν τις ποσότητες των προϊόντων, να ορίσουν επιπλέον έκπτωση προμηθευτή για κάθε προϊόν, να πραγματοποιήσουν προσθήκη νέων προϊόντων ή υπηρεσιών από τον κατάλογο ή να αφαιρέσουν προϊόντα – υπηρεσίες από το αίτημα. Τα προϊόντα που διαγράφουν τίθενται σε κατάσταση «Ακυρώθηκε» προκειμένου ο αιτών να γνωρίζει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία δεν θα παραγγελθεί. Αντιστοίχως σε όσα προϊόντα έχουν γίνει αλλαγές στις ποσότητες, αυτά εμφανίζονται ως τροποποιημένα.
Φόρμα Επισκόπησης Αιτήματος Αγορών Από Υπάλληλο
Μετά τη καταχώρηση παραγγελίας για ένα αίτημα αγορών προϊόντων καταλόγου ή μη καταλόγου, ο αιτών, έχει πρόσβαση στη λίστα των προϊόντων που έχουν παραγγελθεί μέσω της φόρμας της αίτησης αγορών προϊόντων. Εμφανίζοντας τις λεπτομέρειες του αιτήματος θα μπορούν να δουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που τελικών παραγγέλθηκαν.
Για την παραλαβή των προϊόντων είναι διαθέσιμη στους Supervisors και τους εργαζόμενους των τμημάτων φόρμα παραλαβής παραγγελιών, η οποία θα περιέχει τα βασικά στοιχεία της παραγγελίας (Κέντρο Κόστους, Προμηθευτής κτλ) καθώς και τα προϊόντα ή τα πάγια που έχουν παραγγελθεί (αναλόγως αν η παραγγελία είναι για προϊόντα καταλόγου ή μη καταλόγου). Για κάθε ένα από τα προϊόντα ή τα πάγια ο χρήστης θα μπορεί να εισάγει μία νέα εγγραφή παραλαβής και να συμπληρώσει τα ακόλουθα πεδία:
• Ημερομηνία & Ώρα Παραλαβής
• Ποσότητα που Παρελήφθη,
• Αριθμός Παραστατικού Προμηθευτή,
• Σχόλια
Οι παραλαβές που θα καταχωρεί θα εμφανίζονται με τη μορφή πίνακα (grid) κάτω από την αντίστοιχη με τα προϊόντα ή τα πάγια, ενώ το σύνολο των παραληφθέντων θα εμφανίζονται και στη λίστα των παραγγελθέντων προϊόντων/παγίων. Ο αιτών δύναται να προβεί είτε στην «Παραλαβή», είτε στη «Μερική Παραλαβή» (αν δεν έχει παραλάβει όλα τα προϊόντα ή όλες τις ποσότητες) με την παραγγελία θα τίθεται στην αντίστοιχη Κατάσταση.