Μέσω του υποσυστήματος διαχείρισης εξοδολογίων διεκπεραιώνεται η υποβολή και η έγκριση των εξόδων των υπαλλήλων της εταιρείας.
Η υποβολή ενός εξοδολογίου γίνεται ηλεκτρονικά μέσω κατάλληλης φόρμας του συστήματος. Κάθε υπάλληλος μπορεί να υποβάλει ένα εξοδολόγιο για να δικαιολογήσει τα έξοδα που πραγματοποίησε στο χρονικό πλαίσιο ενός μηνός ή κατά την συμμετοχή του σε ένα ταξίδι.
Σύνταξη «Εξοδολογίου Μηνός»
Προκειμένου για την υποβολή ενός εξοδολογίου Μηνός, ο συντάκτης του αιτήματος επιλέγει αρχικά την αντίστοιχη κατηγορία του εξοδολογίου (Εξοδολόγιο Μηνός), το μήνα και το έτος στο οποίο πραγματοποιήθηκαν τα έξοδα.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Με την δημιουργία του εξοδολογίου, το σύστημα επιτρέπει την προσθήκη των ραντεβού που πραγματοποιήθηκαν σε πελάτες για το χρονικό διάστημα του συγκεκριμένου μηνός.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Η επιλογή του Πελάτη επιτυγχάνεται μέσω κατάλληλης αναζήτησης στο αντίστοιχο πεδίο. Το σύστημα αναζητά ήδη καταχωρημένους πελάτες (είτε στο ERP, είτε στο CRM). Ο συντάκτης καλείται να συμπληρώσει την ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε η επίσκεψη στον Πελάτη.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Ο συντάκτης συμπληρώνει επίσης και την αιτιολογία της επίσκεψης στον Πελάτη.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Στο επόμενο βήμα ο συντάκτης καλείται να συμπληρώσει τα έξοδα που έλαβαν χώρα για την πραγματοποίηση της επισκέψεως στον Πελάτη.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Το σύστημα διαθέτει προεπιλεγμένους τύπους εξόδων, ώστε ο χρήστης να επιλέγει από δεδομένη λίστα τον επιθυμητό τύπο εξόδου. Ενδεικτικά αναφέρονται οι τύποι των εξόδων που θα είναι διαθέσιμοι στο χρήστη για το εξοδολόγιο μηνός:
• Χρήση Οχήματος (εταιρικού ή προσωπικού με προκαθορισμένη αποζημίωση)
• Εισιτήρια ΜΜΜ
• Διόδια
• Στάθμευση
• Λοιπά έξοδα
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Στην ακόλουθη εικόνα εμφανίζονται τα έξοδα που καταχώρησε ο υπάλληλος για τη γενόμενη επίσκεψη στον Πελάτη.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Η διαδικασία της προσθήκης στο εξοδολόγιο του μηνός, νέων επισκέψεων σε Πελάτες και εξόδων που πραγματοποιήθηκαν με αφορμή κάθε επίσκεψη, συνεχίζεται μέχρι να καλυφθούν τα ραντεβού που πραγματοποίησε ο υπάλληλος εντός του μηνός.
Σύνταξη Εξοδολογίου Μηνός
Η ακόλουθη ροή της εγκριτικής διαδικασίας των εξοδολογίων (που καθορίζεται από τον διαχειριστή του συστήματος), παρουσιάζει τα βήματα των εγκρίσεων:
Εγκριτική Ροή Εξοδολογίων
Με την οριστικοποίηση του εξοδολογίου από τον υπάλληλο, το σύστημα προωθεί το αίτημα του υπαλλήλου στο επόμενο βήμα, βάσει της εγκριτικής ροής.
Οριστικοποίηση Εξοδολογίου
Το σύστημα αποτυπώνει την κατάσταση του αιτήματος του υπαλλήλου
Επισκόπιση Αιτημάτων Εξοδολογίων
Κάθε εμπλεκόμενος στην εγκριτική διαδικασία επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, ενημερώνεται μέσω email για την εκκρεμότητα εξέτασης του αιτήματος.
Ειδοποιήσεις Συστήματος
Μετά την ολοκλήρωση των εγκριτικών βημάτων, τα εξοδολόγια θα καταλήγουν στο Λογιστήριο. Τα εγκεκριμένα από το Λογιστήριο εξοδολόγια, μεταφέρονται μέσω κατάλληλου interface στο σύστημα ERP ως προσωρινές εγγραφές, προκειμένου οι υπάλληλοι του λογιστηρίου να ολοκληρώσουν τους ελέγχους των αποδείξεων που θα προσκομίσει κάθε υπάλληλος.
Επιπλέον, κάθε υπάλληλος θα μπορεί μέσω του συστήματος, να εκτυπώσει το εξοδολόγιό του ώστε να το προσκομίσει στο Λογιστήριο μαζί με τα απαραίτητα παραστατικά για τον έλεγχο αυτού.
Σύνταξη «Εξοδολογίου Ταξιδίου»
Με την ίδια μεθοδολογία δημιουργείται από έναν υπάλληλο, το Εξοδολόγιο Ταξιδίου.
Σύνταξη Εξοδολογίου Ταξιδίου
Το εξοδολόγιο Ταξιδίου περιλαμβάνει τους ακόλουθους τύπους εξόδων:
• Χρήση Οχήματος (εταιρικού ή προσωπικού με προκαθορισμένη αποζημίωση)
• Εισιτήρια ΜΜΜ
• Διόδια
• Στάθμευση
• Λοιπά έξοδα
Σύνταξη Εξοδολογίου Ταξιδίου
Κάθε εξοδολόγιο ταξιδίου μπορεί να περιλαμβάνει πολλαπλούς προορισμούς.
Μετά την οριστικοποίηση του εξοδολογίου από τον υπάλληλο, το εξοδολόγιο ακολουθεί την ίδια εγκριτική διαδικασία με τα εξοδολόγια μηνός.