Με την κατάρτιση ενός Timesheet, αποτυπώνεται ο προγραμματισμός της απασχόλησης του προσωπικού σε ένα σημείο παροχής υπηρεσίας για ένα ημερολογιακό μήνα.
Το Timesheet λαμβάνει υπόψη την συμφωνημένη από την σύμβαση εργασίας, μορφή απασχόλησης (ημέρες εργασίας x ώρες εργασίας) και αποτυπώνει ημερησίως για κάθε εργαζόμενο τις ώρες της προγραμματισμένης απασχόλησης.
Το Timesheet παράγει ενημέρωση για τον προγραμματισμό:
• του συνόλου των ημερών εργασίας του εργαζομένου
• του συνόλου των ωρών εργασίας του εργαζομένου
• την υπεραπασχόληση του εργαζομένου
• την υπερωριακή απασχόληση του εργαζομένου
• τις απουσίες και άδειες άνευ αποδοχών του εργαζομένου
• τις άδειες του εργαζομένου
• τις ασθένειες του εργαζομένου
• οποιεσδήποτε προσαυξήσεις (Κυριακή/αργία, νύχτα κλπ)
• τα ρεπό του εργαζομένου
Το Timesheet εμφανίζει επίσης τον συνολικό αριθμό των ωρών που απαιτούνται ανά μήνα για την εξυπηρέτηση του έργου σε κάθε σημείο παροχής υπηρεσίας.
Η κατάρτιση του Timesheet βασίζεται σε προκαθορισμένο template, έτσι ώστε να διευκολύνεται ο χρήστης από την αυτόματη συμπλήρωση των πεδίων που αφορούν στον προγραμματισμό της απασχόλησης του προσωπικού.
Οι μεταβολές των αδειών αποτυπώνονται στο αντίστοιχο Timesheet, ώστε να καθίσταται ευχερής ο έλεγχος των αδειών και των ημερών απασχόλησης από τον Operation Manager.
Υπεύθυνος για την κατάρτιση και την επικαιροποίηση των Timesheets είναι ο εκάστοτε χρήστης που λαμβάνει τον ρόλο «Επόπτης» του κέντρου κόστους. Ο χρήστης με το ρόλο «Operation Manager» λαμβάνει γνώση και θα εγκρίνει την κατάρτιση των Timesheets.
Σε κάθε Σημείο Παροχής Υπηρεσίας ο αντίστοιχος Επόπτης δύναται να ορίσει τις Βάρδιες με τις οποίες επιτυγχάνεται η κατάρτιση του Timesheet.
Φόρμα Διαχείρισης Βαρδιών Κέντρου Κόστους
Φόρμα Διαχείρισης Κανόνων Επανάληψης Βαρδιών Κέντρου Κόστους
Σε κάθε Σημείο Παροχής Υπηρεσίας μπορούν να οριστούν ένας ή περισσότεροι κανόνες επανάληψης οι οποίοι χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση του ορισμού, από τον επόπτη, της απασχόλησης ενός εργαζομένου στην φόρμα του Timesheet. Ο ορισμός ενός κανόνα γίνεται μια φορά από τον επόπτη και δύναται να χρησιμοποιηθεί όποτε αυτός το κρίνει απαραίτητο στη φάση της δημιουργίας του Timesheet. Αναλυτικότερα ένας κανόνας επανάληψης αποτελείται από μια ακολουθία βαρδιών (από τις διαθέσιμες βάρδιες του ΣΠΥ). Οι βάρδιες της ακολουθίας ενός κανόνα χαρακτηρίζονται από τον αριθμό επανάληψης τους, ο οποίος προηγείται της ονομασίας τους. Για παράδειγμα ένα ΣΠΥ έχει τις ακόλουθες διαθέσιμες βάρδιες: ΠΡ1 (06:00-14:00), ΜΣ1 (14:00-22:00), ΝΥ1 (22:00-06:00), ΠΡ2 (08:00-12:00), ΜΣ2 (12:00-16:00). Ένας κανόνας θα μπορούσε να οριστεί ως εξής: 2ΠΡ1 + 2ΜΣ1 + 2ΝΥ1 + 2Ρ. Εργαζόμενος που θα απασχοληθεί σύμφωνα με αυτόν τον κανόνα θα εργαστεί στη σειρά:
• 2 συνεχόμενες εργάσιμες μέρες στη βάρδια ΠΡ1
• 2 συνεχόμενες εργάσιμες μέρες στη βάρδια ΜΣ1
• 2 συνεχόμενες εργάσιμες μέρες στη Βάρδια ΝΥ1
• 2 μέρες ρεπό (Ρ)
Φόρμα Προγραμματισμού Εργασίας Υπαλλήλων σε Κέντρο Κόστους
Το σύστημα ενημερώνει τον Επόπτη του Σημείου Παροχής Υπηρεσίας για την παραβίαση των κανόνων της νομοθεσίας που αφορούν την ενασχόληση εργαζομένων σε βάρδιες.
Φόρμα Διαχείρισης Timesheet