Η ροή της έγκρισης των αδειών των υπαλλήλων καθορίζεται από συγκεκριμένο Workflow που εξυπηρετεί τις ανάγκες της επιχείρησης. Τα βήματα και οι παράμετροι σύνταξης της εγκριτικής ροής προσδιορίζονται από τον διαχειριστή του συστήματος. Τα βήματα δε της ροής δύναται να είναι είτε παράλληλα, είτε σειριακά.
Κάθε υπάλληλος δύναται να συμπληρώνει ηλεκτρονικά στο σύστημα, την αίτηση αδείας του. Το σύστημα προωθεί το αίτημα αδείας του υπαλλήλου βάσει των βημάτων και των παραμέτρων της εγκριτικής ροής. Οι εμπλεκόμενοι στην εγκριτική διαδικασία λαμβάνουν επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος μέσω του συστήματος, πληροφοριακό email για την αίτηση του υπαλλήλου προκειμένου να αποφανθούν θετικά ή αρνητικά στο αίτημα. Ο αιτών επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, ενημερώνεται και μέσω email για την έγκριση ή μη του αιτήματός του.
Φόρμα Υποβολής Αιτήματος Αδείας Χρήστη
Κατά το άνοιγμα της φόρμας υποβολής αιτήματος αδείας εμφανίζονται στον αιτούντα οι ημέρες του δικαιώματος αδείας, το υπόλοιπο της κανονικής του αδείας, οι ληφθείσες άδειες και οι τυχόν προγραμματισμένες άδειες του χρήστη. Ο αιτών καταχωρεί στη φόρμα της αίτησης τα στοιχεία της άδειας που επιθυμεί να λάβει, καθώς επίσης και τυχόν δικαιολογητικά εάν αυτό είναι απαραίτητο. Αναλυτικότερα τα στοιχεία της άδειας κατά τη συμπλήρωση της αίτησης έχουν ως έξης:
• Είδος άδειας από λίστα επιλογής (κανονική, ασθενείας κλπ).
• Ημέρες Αδείας
• Χρονική περίοδος (Από –Έως) μέσα στην οποία εμπίπτει η άδεια.
Με την καταχώρηση του αιτήματος του χρήστη, το σύστημα προωθεί το αίτημα προς έγκριση στον επόμενο εμπλεκόμενο, βάσει της εγκριτικής ροής. Παράλληλα ενημερώνει τον εμπλεκόμενο με email, για το αίτημα που βρίσκεται σε εκκρεμότητα.
Φόρμα Επισκόπησης Αιτημάτων Αδείας Χρήστη
Ο αιτών χρησιμοποιώντας τη φόρμα επισκόπησης αιτημάτων αδείας, μπορεί να ανατρέξει στις αιτήσεις αδειών που έχει υποβάλλει προκειμένου να ενημερωθεί για την πορεία των αιτημάτων αδείας του. Αναλυτικότερα μια αίτηση αδείας ακολουθεί τις εξής καταστάσεις:
• Εκκρεμεί
• Εγκρίθηκε
• Απορρίφθηκε
• Ακυρωμένη
• Ληφθείσα
Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα ακύρωσης μιας άδειας που βρίσκεται σε οποιαδήποτε κατάσταση. Σε αυτή την περίπτωση εκκινεί κατάλληλη ροή ακύρωσης κατά την οποία απαιτείται έγκριση από ανάλογους ρόλους χρηστών.
Επιβεβαίωση Έγκρισης Αδείας από Προϊστάμενο
Κάθε εμπλεκόμενος στην εγκριτική ροή αδειών δύναται χρησιμοποιώντας τη φόρμα εγκρίσεων, να λάβει γνώση για τα εκκρεμή αιτήματα αδειών, για τα οποία πρέπει να ενεργήσει. Ο χρήστης έχει επίσης τη δυνατότητα να εκτελέσει αναζητήσεις αιτημάτων, χρησιμοποιώντας την περιοχή φίλτρων της φόρμας. Τα αιτήματα εμφανίζονται σε μορφή πίνακα στον οποίο ο χρήστης μπορεί να εγκρίνει, να απορρίψει με τη χρήση των κατάλληλων εικονιδίων.
Με το πέρας της ενέργειας κάθε εμπλεκομένου στην εγκριτική ροή του αιτήματος αδείας, το σύστημα αποστέλλει email στον αιτούντα, πληροφορώντας τον για την εξέλιξη της αίτησής του.